home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1996 #15 / Monster Media Number 15 (Monster Media)(July 1996).ISO / os2 / apmao200.zip / APTMA2.HLP (.txt) < prev    next >
OS/2 Help File  |  1996-03-27  |  33KB  |  855 lines

  1.  
  2. ΓòÉΓòÉΓòÉ 1. Extended Help ΓòÉΓòÉΓòÉ
  3.  
  4. The APT Mailing Assistant provides you with an easy way to produce professional 
  5. looking envelopes and labels using your personal computer's printer. The 
  6. program supports several sizes of envelopes and mailing labels. All envelopes 
  7. and some labels will be printed with United States Postal Service approved 
  8. POSTNET delivery point bar codes. 
  9.  
  10. When printing a single label from a sheet, the program allows you select which 
  11. label on the sheet to print, thus allowing you to use most or all of the labels 
  12. on a sheet. 
  13.  
  14. The primary window of APT Mailing Assistant shows you the return and send names 
  15. that will be used when an envelope or label is printed. In addition, a second 
  16. window, APTMA Selections, will indicate the address file being used, the 
  17. printer type selected, and the paper to be used. 
  18.  
  19. The menu choices on the primary window are used as follows: 
  20.  
  21.      File - Manage address files and manage the printer. 
  22.         -  Change the current address file being used or create a new one. 
  23.         -  Delete an address file. 
  24.         -  List an address file. 
  25.         -  Merge two address files. 
  26.         -  Select the font to be used when printing the return or send address. 
  27.         -  Select the label to be used when 8 1/2" x 11" paper size has been 
  28.            chosen. 
  29.         -  Setup the printer, paper, paper feed, and paper orientation to be 
  30.            used. 
  31.         -  Print an envelope or label. 
  32.         -  Exit the APT Mailing Assistant. 
  33.      Addresses - Manage names and addresses in an address file 
  34.         -  Find, change, or save a return address. 
  35.         -  Find, change, or save a send address. 
  36.         -  Swap the return and send addresses. 
  37.         -  Delete an address from an address file. 
  38.      Bulk Mail - Perform bulk mailing 
  39.         -  Print a bulk mailing using the current address file and paper 
  40.            selected. 
  41.         -  Print personalized return envelopes for your bulk mailing. 
  42.         -  Print statistics for your bulk mailing. 
  43.      Export/Import - Exchange information with other programs. 
  44.         -  Import a text file. Text files are comma delimited string files. 
  45.         -  Export a text file. 
  46.         -  Import a CASS file that has been certified. 
  47.         -  Export a CASS file. CASS files may be sent to the postal service for 
  48.            certification. 
  49.  
  50.  
  51. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2. Help for Key Assignments ΓòÉΓòÉΓòÉ
  52.  
  53. The following shortcut keys may be used in the APT Mailing Assistant: 
  54.  
  55.  Key  Purpose 
  56.  
  57.  F3   Change the return address 
  58.  
  59.  F4   Change the send address 
  60.  
  61.  F5   Delete an address from the current address file 
  62.  
  63.  F8   Change the current address file 
  64.  
  65.  F9   Swap the return and send addresses 
  66.  
  67.  F10  Print an envelope or label using the addresses shown and the printer and 
  68.       paper indicated in the APTMA Selections Window 
  69.  
  70.  
  71. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3. Change Address File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  72.  
  73. This option allows you to change the current address file. Whenever you save a 
  74. return or send address, it will be saved in the current address file. Whenever 
  75. you lookup an address, the current address file will be searched. The current 
  76. address file will also be used when you generate a bulk mailing. That current 
  77. address file appears on the first line in the APTMA Selections window. 
  78.  
  79.      Address Files 
  80.      Current Address File 
  81.  
  82.  
  83. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4. Delete an Address File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  84.  
  85. This option allows you to delete an address file. Both physical files that make 
  86. up the address file (the base file and the .PTR file) are deleted. You can also 
  87. delete an address file using the OS/2 DEL command as long as both files are 
  88. deleted. If you delete the current address file, will need to change to another 
  89. address file before any addresses can be saved. 
  90.  
  91.      Address Files 
  92.  
  93.  
  94. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5. List an Address File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  95.  
  96. This option allows you to list the addresses in an address file to the display 
  97. or on the printer. You can limit the amount of information listed by specifying 
  98. you want to only list addresses in a specific city, a specific state, a city 
  99. state combination, or within a range of zip codes. The zip code range is 
  100. ignored if a city or state is specified. 
  101.  
  102.      Address Files 
  103.  
  104.  
  105. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6. Merge Two Address Files ΓòÉΓòÉΓòÉ
  106.  
  107. This menu allows you to merge an address file into a second address file. If 
  108. records with the same name exist in both files and the Check for Duplicate 
  109. Names checkbox is checked, you will be askedif you want to add or replace the 
  110. record in the output file, or ignore the record altogether. If you do not check 
  111. the Check for Duplicate Names checkbox, duplicate addresses are automatically 
  112. added. You can limit the records being merged by specifying you want to only 
  113. merge addresses from a specific city, a specific state, a city state 
  114. combination, or within a range of zip codes. The zip code range is ignored if a 
  115. city or state is specified. If the address file being merged into does not 
  116. exist, it will be created. 
  117.  
  118.      Address Files 
  119.  
  120.  
  121. ΓòÉΓòÉΓòÉ 7. Print ΓòÉΓòÉΓòÉ
  122.  
  123. This option causes a single envelope or label to be printed. The return and 
  124. send addresses displayed on the primary window will be printed using the 
  125. printer, paper, and fonts shown. If printing on a label sheet, you will be 
  126. asked which label of the sheet you want to use. 
  127.  
  128.      Printer Setup 
  129.      Label Selection 
  130.  
  131.  
  132. ΓòÉΓòÉΓòÉ 8. Change Return Address ΓòÉΓòÉΓòÉ
  133.  
  134. This allows you to change the return address shown in the primary window or the 
  135. bulk mail window. It does not save the address in the current address file 
  136. unless you press the Save pushbutton. If you are using preprinted envelopes 
  137. that already contain a return address, insure that the return address is blank. 
  138.  
  139.      Current Address File 
  140.  
  141.  
  142. ΓòÉΓòÉΓòÉ 9. Change Send Address ΓòÉΓòÉΓòÉ
  143.  
  144. This option allows you to change the send address shown in the primary window. 
  145. It does not save the address in the current address file unless you press the 
  146. Save pushbutton. 
  147.  
  148.      Current Address File 
  149.  
  150.  
  151. ΓòÉΓòÉΓòÉ 10. Fonts ΓòÉΓòÉΓòÉ
  152.  
  153. You may specify the font you wish to use when printing the return address or 
  154. send address on an envelope or label. When you select this option you will be 
  155. presented with a dialog that allows you to choose the font type and size you 
  156. wish to use. When changing one of the fonts being used, you should always print 
  157. some sample envelopes and labels to insure the font looks as you wish. Also 
  158. realize that choosing a larger font may cause the return address or POSTNET bar 
  159. codes to no longer print on some labels since may not be room for them. 
  160.  
  161.  
  162. ΓòÉΓòÉΓòÉ 11. Delete an Address ΓòÉΓòÉΓòÉ
  163.  
  164. This option allows you to delete an address from the current address file. You 
  165. will be shown a list of all of the names in the address file and you may select 
  166. the one you want to delete. 
  167.  
  168.      Current Address File 
  169.  
  170.  
  171. ΓòÉΓòÉΓòÉ 12. Swap Addresses ΓòÉΓòÉΓòÉ
  172.  
  173. This option swaps the send and return addresses in the primary window. This 
  174. allows you to easily print a return envelope for an item being sent. 
  175.  
  176.  
  177. ΓòÉΓòÉΓòÉ 13. Primary Name Field ΓòÉΓòÉΓòÉ
  178.  
  179. This field is required. You should enter the individual or company name to be 
  180. used as the return address. If the return address is saved, this name will be 
  181. used as the key in the address file. 
  182.  
  183.      Address File Keys. 
  184.  
  185.  
  186. ΓòÉΓòÉΓòÉ 14. Intermediate Address Lines ΓòÉΓòÉΓòÉ
  187.  
  188. The second, third, and fourth lines of an address can be used for additional 
  189. address information such as company name, street address, P.O. Box, apartment 
  190. number etc. The Postal Service has several rules as to the order in which 
  191. information should be placed in an address. For example, when sending a letter 
  192. to an individual within a company, it is recommended that the person's name is 
  193. on the first line of the letter, with the company name as the second line as in 
  194. the following example: 
  195.  
  196.     Joe Example 
  197.  
  198.     Widget Manufacturing 
  199.  
  200.     200 Park Ave. 
  201.  
  202.     Hometown, WA 12345-1234 
  203.  
  204. For other rules, please see your local post office. The only rules that APT 
  205. Mailing Assistant strictly enforces are: 
  206.  
  207.    1. The first line of the address will be used as the key when the address is 
  208.       saved. 
  209.  
  210.    2. The city, state, and zip codes must be specified in the proper fields. 
  211.  
  212.    3. The last completed address line before the city, state, and zip code will 
  213.       be used to determine the delivery point code. 
  214.  
  215.    4. Intervening blank lines will not be printed on the envelope or label. 
  216.  
  217.      Delivery Point Codes 
  218.  
  219.  
  220. ΓòÉΓòÉΓòÉ 15. City ΓòÉΓòÉΓòÉ
  221.  
  222. This field contains the city of the address. It should not be followed by a 
  223. comma since APT Mailing Assistant automatically enters a comma after the city 
  224. when printing the envelope or label. 
  225.  
  226.  
  227. ΓòÉΓòÉΓòÉ 16. State ΓòÉΓòÉΓòÉ
  228.  
  229. This field contains the state or province of the address. If it contains a 
  230. state, it is strongly recommended that the two character state preferred by the 
  231. U.S. Postal Service is entered. No verification is done on this field. 
  232.  
  233.  
  234. ΓòÉΓòÉΓòÉ 17. Zip Code ΓòÉΓòÉΓòÉ
  235.  
  236. This field contains the zip code for the address. For U.S. zip codes this 
  237. should be the 5 or 9 digit numeric zip code in the form of nnnnn or nnnnn-nnnn. 
  238. For a send address, the zip code is used to calculate the POSTNET bar code 
  239. printed on envelopes and some labels. When a 9 digit zip code is specified, a 
  240. delivery point bar code will be included in the POSTNET code. Delivery point 
  241. codes enable faster delivery and are required to be eligible for certain bulk 
  242. mail discounts. For non-U.S. zip codes, this field may contain alphabetic 
  243. characters. No POSTNET bar codes are generated for non-U.S. zip codes. 
  244.  
  245.      Delivery Point Codes 
  246.  
  247.  
  248. ΓòÉΓòÉΓòÉ 18. Country ΓòÉΓòÉΓòÉ
  249.  
  250. The country where the address is located. This field is completely optional 
  251. but, if entered, will be printed on any envelopes and labels using this 
  252. address. It is recommended that you only use this field when neccessary, since 
  253. some labels do not have much room. APT Mailing Assistant will always attempt to 
  254. print a complete send address on a label (including the country) and will not 
  255. print POSTNET codes or return addresses if it runs out of room. 
  256.  
  257.  
  258. ΓòÉΓòÉΓòÉ 19. Change Address Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  259.  
  260. This menu allows you to change a send or return address. Any changes made here 
  261. will be reflected in the primary window and, if changing a return address, in 
  262. the bulk mail window. If you want to look up the address in the current address 
  263. file, press the FIND button. To save the address in the current address file, 
  264. press the SAVE button. 
  265.  
  266.      Current Address File 
  267.  
  268.  
  269. ΓòÉΓòÉΓòÉ 20. Address File Name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  270.  
  271. The name of the address file you want to use for this operation. This must  be 
  272. the base filename, not the .PTR name. 
  273.  
  274.      Address Files 
  275.  
  276.  
  277. ΓòÉΓòÉΓòÉ 21. City ΓòÉΓòÉΓòÉ
  278.  
  279. If a city is entered here, the listing or merge will ignore all addresses in 
  280. the address file that are not in this city. This may be used in combination 
  281. with the state field to further limit the records selected. 
  282.  
  283.  
  284. ΓòÉΓòÉΓòÉ 22. State ΓòÉΓòÉΓòÉ
  285.  
  286. If a state is entered here, the listing or merge will ignore all addresses in 
  287. the address file that are not in this state. This may be used in combination 
  288. with the city field to further limit the records selected. 
  289.  
  290.  
  291. ΓòÉΓòÉΓòÉ 23. Zip Code Range ΓòÉΓòÉΓòÉ
  292.  
  293. If a range of zip codes is entered, the listing or merge will ignore all 
  294. addresses in the address file that are not in this range. If the starting zip 
  295. code is blank, it is assumed you want to start the list or merge with the 
  296. lowest zip code in the address file. If the ending zip code is blank, the list 
  297. or merge will continue through the highest zip code in the file. 
  298.  
  299.  
  300. ΓòÉΓòÉΓòÉ 24. Display Listing on the Screen ΓòÉΓòÉΓòÉ
  301.  
  302. Select the display button if you want the listing displayed on the screen. 
  303.  
  304.  
  305. ΓòÉΓòÉΓòÉ 25. Print the Listing on the System Printer ΓòÉΓòÉΓòÉ
  306.  
  307. Select the print button if you want the listing printed on the currently 
  308. selected printer using the currently selected paper. Thus, you should make sure 
  309. you select an 8 1/2" x 11" form size before selecting this option. 
  310.  
  311.  
  312. ΓòÉΓòÉΓòÉ 26. Bulk Mail ΓòÉΓòÉΓòÉ
  313.  
  314. This option will allow you to print a bulk mailing using the current address 
  315. file on the selected labels or envelopes. You may limit the mailing to a range 
  316. of zip codes, or a certain city or state. You can also print permit boxes when 
  317. using envelopes. Bulk mailing is valid for U.S. addresses only so normally 
  318. non-U.S. addresses will not be included. However, you may want to do a group 
  319. mailing where you will not be using the bulk mail rate. In these cases check 
  320. the Include non-U.S. Addresses box to include non-U.S. Addresses. 
  321.  
  322.  
  323. ΓòÉΓòÉΓòÉ 27. Statistics ΓòÉΓòÉΓòÉ
  324.  
  325. This option allows you to obtain a zip code breakdown for your bulk mailing. 
  326. You should use the same selection criteria (i.e. zip code range, etc.) as you 
  327. will use to perform the bulk mailing. Statistics will always be printed to the 
  328. currently selected printer and you should insure the proper form size has been 
  329. chosen in the Printer Setup menu for this listing. 
  330.  
  331. Bulk mail statistics will also include an indication of how many addresses 
  332. would not fit on the currently selected label. This statistic appears even if 
  333. you plan to use envelopes for the mailing. 
  334.  
  335.  
  336. ΓòÉΓòÉΓòÉ 28. Return Envelopes ΓòÉΓòÉΓòÉ
  337.  
  338. This option allows you to print personalized return envelopes to include with 
  339. your bulk mailing and can only be selected if the paper type is an envelope. 
  340. You should use the same selection criteria (i.e. zip code range, etc.) as was 
  341. used to perform the bulk mailing. 
  342.  
  343.  
  344. ΓòÉΓòÉΓòÉ 29. Input Address File Name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  345.  
  346. The name of the address file you want to merge information from. This must be 
  347. the base file name, not the .PTR name and the file must exist. 
  348.  
  349.      Address Files 
  350.  
  351.  
  352. ΓòÉΓòÉΓòÉ 30. Output Address File Name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  353.  
  354. The name of the address file you want to merge information into. This must be 
  355. the base file name, not the .PTR name. If the address file does not exist, it 
  356. will be created. 
  357.  
  358.      Address Files 
  359.  
  360.  
  361. ΓòÉΓòÉΓòÉ 31. Check for Duplicate Names ΓòÉΓòÉΓòÉ
  362.  
  363. If this box is checked, you will be notified each time a duplicate name is 
  364. found during a merge or import, and asked what action to take. If the box is 
  365. not checked then duplicate records will automatically be added to the ouput 
  366. address file. 
  367.  
  368.  
  369. ΓòÉΓòÉΓòÉ 32. Printer Setup ΓòÉΓòÉΓòÉ
  370.  
  371. This menu will take you to the OS/2 printer setup dialog where you can select 
  372. the type of printer and paper you want to use. Insure that you select the 
  373. proper orientation for the paper and printer you select. Any changes you make 
  374. here remain in effect for any printing you do in APT Mailing Assistant unless 
  375. you return here to change the settings. If you are printing labels, select an 8 
  376. 1/2" x 11" paper size (usually "Letter") for the printer and select the type of 
  377. label you are printing with the Label Selection menu. You must also choose an 8 
  378. 1/2" x 11" paper size before printing bulk mail statistics or an address file. 
  379.  
  380.  
  381. ΓòÉΓòÉΓòÉ 33. Export to a Text File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  382.  
  383. This option will export an address file into a comma delimited string text file 
  384. that can be imported into most database programs. If you export into an 
  385. existing text file, the contents of that file are destroyed. See the User's 
  386. Guide for specific information about field sizes. 
  387.  
  388.  
  389. ΓòÉΓòÉΓòÉ 34. Export to a CASS File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  390.  
  391. This option will export an address file into a file that can then be sent to 
  392. the U.S. Postal Service for CASS (Coding Accuracy Support System) certification 
  393. of your mailing list. Having a CASS certified mailing list along with a CASS 
  394. certified program such as APT Mailing Assistant, can make you eligible for 
  395. certain bulk mailing discounts. See the User's Guide for additional information 
  396. about CASS certification. Only U.S. addresses are exported. 
  397.  
  398.  
  399. ΓòÉΓòÉΓòÉ 35. Import from a Text File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  400.  
  401. This option will import a comma delimited string text file into an address 
  402. file. Most database programs can export a comma delimited string file. If you 
  403. import into an existing address file, the records are merged into the file in 
  404. the proper sequence. If there are duplicates in the existing file and the check 
  405. duplicates box is checked, you will be asked to add the record being imported, 
  406. replace the record in the address file with the imported record, or ignore the 
  407. imported record. If the box is not checked, duplicate addresses will 
  408. automatically be added. See the User's Guide for specific information about 
  409. field sizes and formats in the import file. 
  410.  
  411.      Duplicate Addresses 
  412.  
  413.  
  414. ΓòÉΓòÉΓòÉ 36. Import from a CASS File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  415.  
  416. This option will import a file that has been CASS certified by the U.S. Postal 
  417. Service into a new address file. This operation will not let you import into an 
  418. existing address file since this could make CASS certification of the mailing 
  419. list invalid. You can choose to have a certification report generated that 
  420. lists all of the warning and error codes found by the Postal Service during the 
  421. certification process. The certification report returned with your diskette 
  422. contains information on any errors that were found that must be corrected for 
  423. your list to be certified. However, the APT Mailing Assistant report includes 
  424. the information codes that describe improvements that may be made to the 
  425. mailing list to make it "more correct". This report will be printed on the 
  426. currently selected printer and the "8 1/2" x 11" paper size should be chosen. 
  427.  
  428.  
  429. ΓòÉΓòÉΓòÉ 37. Input Text File Name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  430.  
  431. The name of the text file containing the addresses you want to import. This 
  432. must be a comma delimited string text file containing eight fields. The exact 
  433. format of the file and the fields is described in the User's Guide. 
  434.  
  435.  
  436. ΓòÉΓòÉΓòÉ 38. Input CASS File Name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  437.  
  438. The name of the CASS certified file containing the addresses you want to 
  439. import. This is a text file that has been returned to by the U.S. Postal 
  440. Service as part of the mailing list certification process. The format of this 
  441. file is described in the Coding Accuracy Support System publications available 
  442. from the Postal Service. 
  443.  
  444.  
  445. ΓòÉΓòÉΓòÉ 39. Output Address File Name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  446.  
  447. The name of the address file you want to import information into. This must be 
  448. the base file name, not the .PTR name. When importing from a CASS file this 
  449. file must be a new address file and will automatically be created. When 
  450. importing from a text file, this file may already exist, in which case the 
  451. imported addresses are merged into the existing file. 
  452.  
  453.      Address Files 
  454.  
  455.  
  456. ΓòÉΓòÉΓòÉ 40. Input Address File Name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  457.  
  458. The name of the address file containing the information you want to export. 
  459. This must be the base file name, not the .PTR name and the file must exist. 
  460.  
  461.      Address Files 
  462.  
  463.  
  464. ΓòÉΓòÉΓòÉ 41. Output CASS File Name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  465.  
  466. The name of a file to be used to contain the mailing list that will be sent to 
  467. the U.S. Postal Service for certification. This should be a new file name. If 
  468. the file already exists, its contents will be destroyed. The format of this 
  469. file is described in the Coding Accuracy Support System publications available 
  470. from the Postal Service. When the file is built, it should be sent to a 
  471. diskette and mailed to the CASS certification center for certification. 
  472.  
  473.  
  474. ΓòÉΓòÉΓòÉ 42. Output Text File Name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  475.  
  476. The name of the text file you want to contain the exported addresses. This 
  477. should be a new file. If the file already exists, its contents will be 
  478. destroyed. At the conclusion of the export, this file will contain comma 
  479. delimited string information, each record containing seven fields, that can be 
  480. imported into most common database programs. The exact format of the file and 
  481. the fields is described in the User's Guide. 
  482.  
  483.  
  484. ΓòÉΓòÉΓòÉ 43. Duplicate Address ΓòÉΓòÉΓòÉ
  485.  
  486. This dialog box appears when a duplicate name has been found during a merge or 
  487. import operation and the Check for Duplicate Names box has been checked, A 
  488. record exists in the output file with the same name as a record from the input 
  489. file. You may choose to add the duplicate record to the output file, replace 
  490. the record in the output file with the new record from the input file, or you 
  491. may ignore the new record from the input file and not place it in the output 
  492. file. 
  493.  
  494.      Address File Keys 
  495.  
  496.  
  497. ΓòÉΓòÉΓòÉ 44. Select Label to Print ΓòÉΓòÉΓòÉ
  498.  
  499. This dialog box appears when you are printing a single label using a sheet of 
  500. labels (note - 4013 and 4060 are not sheet labels). You may choose the specific 
  501. label on the label sheet you want to use by selecting the appropriate number. 
  502. This allows you to reuse a label sheet many times, thus reducing or eliminating 
  503. unused labels. 
  504.  
  505. Note:  Several factors influence how many times you can run the same sheet of 
  506.        labels through a laser printer, including the quality of the labels and 
  507.        the amount of heat generated by the printer. However, you should be able 
  508.        to use most, if not all, labels on a sheet. 
  509.  
  510.  
  511. ΓòÉΓòÉΓòÉ 45. Find an Address ΓòÉΓòÉΓòÉ
  512.  
  513. This dialog box appears any time you need to select an address from the current 
  514. address file. This may be because you want to find a new send or return 
  515. address, or because you want to delete an address. Select the address you want 
  516. to use or delete. 
  517.  
  518.      Current Address File 
  519.  
  520.  
  521. ΓòÉΓòÉΓòÉ 46. Duplicate Address ΓòÉΓòÉΓòÉ
  522.  
  523. This dialog box appears whenever you are trying to add an address to the 
  524. current address file and the name already exists in that file. This message 
  525. occurs if the name is the same, even if other information in the address is not 
  526. identical. You may choose to continue to add the name to the address file 
  527. leaving the existing record in the file, replace the record in the file with 
  528. the new name, or cancel the add operation. 
  529.  
  530.      Address File Keys 
  531.      Current Address File 
  532.  
  533.  
  534. ΓòÉΓòÉΓòÉ 47. Bulk Mailing ΓòÉΓòÉΓòÉ
  535.  
  536. This dialog box appears whenever you select bulk mail, statistics, or return 
  537. envelopes from the bulk mail menu. All of these operations use the current 
  538. address file shown in the APTMA Selections window. You can print permit boxes 
  539. on your bulk mail envelopes by completing the permit box section. To print 
  540. permit boxes you must have a bulk mail (or first class) account at your post 
  541. office (see your local post office for more information). This section is not 
  542. active if you are printing statistics or return envelopes, or if you have not 
  543. chosen envelopes as your paper type. 
  544.  
  545. You may also choose to limit the mailing to a certain range of zip codes. 
  546.  
  547.      APTMA Selections 
  548.      Current Address File 
  549.  
  550.  
  551. ΓòÉΓòÉΓòÉ 48. Printer Setup ΓòÉΓòÉΓòÉ
  552.  
  553. You can press this push button to go to the printer setup menu to select the 
  554. printer and paper you want to use for the operation you have selected. The 
  555. changes you make will remain in effect even after you leave bulk mailing. 
  556.  
  557.      Printer Setup Menu 
  558.  
  559.  
  560. ΓòÉΓòÉΓòÉ 49. Bulk Mail Permit Information ΓòÉΓòÉΓòÉ
  561.  
  562. If you have a bulk mail, nonprofit, or presorted first class permit at the post 
  563. office, you can complete the permit information and APT Mailing Assistant will 
  564. print a permit box on your envelopes. To get a permit box you must have: 
  565.  
  566.    1. selected an envelope as the paper type. 
  567.  
  568.    2. the proper bulk mail, nonprofit, or first class account at the post 
  569.       office and have selected the proper button indicating this. 
  570.  
  571.    3. selected the bulk mail option (not statistics or return envelopes). 
  572.  
  573.    4. completely filled in the permit number and the city and state of the post 
  574.       office holding your account. 
  575.  For more information about bulk mail permits, check with your local post 
  576.  office. 
  577.  
  578.      Bulk Rate Button 
  579.      Nonprofit Button 
  580.      Presorted First Class Button 
  581.  
  582.  
  583. ΓòÉΓòÉΓòÉ 50. Bulk Rate Button ΓòÉΓòÉΓòÉ
  584.  
  585. Select this button if you are printing permit boxes on your bulk mailing 
  586. envelopes and you have a normal bulk rate permit. This causes "BULK RATE" to 
  587. appear in the permit box. 
  588.  
  589.  
  590. ΓòÉΓòÉΓòÉ 51. Nonprofit Button ΓòÉΓòÉΓòÉ
  591.  
  592. Select this button if you are printing permit boxes on your mailing envelopes 
  593. and you have a nonprofit organization permit.This causes "NONPROFIT 
  594. ORGANIZATION" to appear in the permit box. 
  595.  
  596.  
  597. ΓòÉΓòÉΓòÉ 52. Presorted First Class ΓòÉΓòÉΓòÉ
  598.  
  599. Select this button if you are printing permit boxes on your mailing envelopes 
  600. and you have a presorted first class permit. This causes "PRESORTED FIRST 
  601. CLASS" to appear in the permit box. 
  602.  
  603.  
  604. ΓòÉΓòÉΓòÉ 53. Zip+4 Discount ΓòÉΓòÉΓòÉ
  605.  
  606. This box is disabled unless you are printing permit boxes on your mailing 
  607. envelopes and you have a selected presorted first class. 
  608.  
  609. Check this box if your mailing meets the Postal Service requirements that let 
  610. you qualify for the 9 digit zip code discount. This will cause "ZIP+4 BARCODED" 
  611. to appear in the permit box. 
  612.  
  613.  
  614. ΓòÉΓòÉΓòÉ 54. Address Files ΓòÉΓòÉΓòÉ
  615.  
  616. Address files are a pair of normal OS/2 files working together to store your 
  617. names and addresses. The two parts of an address file are the "base" file whose 
  618. name you specify when you create a new address file, and a "pointer" file whose 
  619. name is derived from the base name by taking the file name and adding an 
  620. extension of .PTR. The base file name you specifiy can be any valid OS/2 name 
  621. as long as you do not use an extension of .PTR since this would conflict with 
  622. the generated pointer file name. Address files may be moved using normal OS/2 
  623. commands as long as the base and pointer files are moved together to the same 
  624. location. 
  625.  
  626.  
  627. ΓòÉΓòÉΓòÉ 55. Current Address File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  628.  
  629. The current address file is shown in the APTMA Selections window. This file 
  630. will be used whenever you save, delete, or find an address; or when you do a 
  631. bulk mailing. It can be changed by the Changing the Current Address File option 
  632. in the File menu. 
  633.  
  634.      APTMA Selections 
  635.      Changing the Current Address File 
  636.  
  637.  
  638. ΓòÉΓòÉΓòÉ 56. Names and Addresses ΓòÉΓòÉΓòÉ
  639.  
  640. Names and addresses used by the APT Mailing Assistant have a flexible format. 
  641. They may be from 2 to 6 lines in length. The first line must always contain the 
  642. name of the person or company that is the final destination of the letter or 
  643. package. This name will be used as the key to store the name and address when 
  644. saved in an address file. The other required of the address must contain the 
  645. city, state or province, and 5 or 9 digit zip code of the parcel destination. 
  646. The other lines of address may be used to contain other information pertinent 
  647. to the delivery of the parcel. The most important of these is the delivery 
  648. point address line. This is the last completed line before the city, state and 
  649. zip line and usually contains the street address or post office box of the 
  650. destination. This line is used to calculate the delivery point bar code for 
  651. those addresses containing 9 digit zip codes. Note that the delivery point line 
  652. is the last completed line prior to the city, state, and zip code line, not 
  653. neccessarily the 4th line on the menu. Any blank lines on the menu are not 
  654. printed on the resulting envelope or label. The remaining lines of address may 
  655. be used to contain company names, department numbers, or any other information 
  656. that would aid in the delivery the parcel. The last line on the menu is for the 
  657. country where the address resides. If used, country will always be printed as 
  658. the last line of the address. Because some labels are relatively small, you 
  659. should only use the country field when neccessary. 
  660.  
  661. The U.S. Postal Service has many suggestions as to the format of a mailing 
  662. address. While the APT Mailing Assistant strictly enforces only a few of these 
  663. suggestions, it is a good idea to become familiar with all of them since they 
  664. can make your mailing lists consistent and some may be required to obtain 
  665. certain bulk mailing discounts. 
  666.  
  667.      Address Files 
  668.      City 
  669.      Country 
  670.      Delivery Point Codes 
  671.      State 
  672.      Zip Code 
  673.  
  674.  
  675. ΓòÉΓòÉΓòÉ 57. Address File Keys ΓòÉΓòÉΓòÉ
  676.  
  677. Address files are in sequence by the first line of a name and address. 
  678. Duplicate keys are allowed but if you follow the Postal Service's addressing 
  679. guidelines, these should be rare. It is permissable to use numbers as the key 
  680. (such as a customer number) and this number will print on the first line of an 
  681. envelope or label. If you do this, insure you have the person or company that 
  682. is the recipient of the parcel as the next address line. 
  683.  
  684.  
  685. ΓòÉΓòÉΓòÉ 58. APTMA Selections Window ΓòÉΓòÉΓòÉ
  686.  
  687. The APTMA Selections window appears at the bottom of the primary window and 
  688. indicates the printer and paper selections you have chosen via the Printer 
  689. Setup option. This window may be minimized but not closed. 
  690.  
  691.  
  692. ΓòÉΓòÉΓòÉ 59. Add an Address ΓòÉΓòÉΓòÉ
  693.  
  694. You may add an address to the current address file by pressing the Save 
  695. pushbutton on the Change Return Address or Change Send Address windows. If the 
  696. name you are saving already exists in the current address file, you will be 
  697. asked if you want to replace the existing name or add the new one. 
  698.  
  699.      Address Files 
  700.  
  701.      Current Address File 
  702.  
  703.  
  704. ΓòÉΓòÉΓòÉ 60. Delivery Point Codes ΓòÉΓòÉΓòÉ
  705.  
  706. Delivery point codes assist the Post Office in delivery of the mail. These are 
  707. calculated from the street number, P.O. Box number, or rural route number of 
  708. the send address and the address line containing this information should be the 
  709. last completed line before the city, state, and zip code line. The delivery 
  710. point is included in the POSTNET bar code when a 9 digit zip (i.e. ZIP+4) code 
  711. has been used. Certain bulk mail discounts require the mailing be delivery 
  712. point bar coded. 
  713.  
  714.  
  715. ΓòÉΓòÉΓòÉ 61. Select Custom Label ΓòÉΓòÉΓòÉ
  716.  
  717. This menu allows you to enter the label number to be printed for custom labels. 
  718. You must enter a number between 1 and the number of labels on the label sheet. 
  719. Labels numbers begin at 1 in the upper left corner of the sheet and increase as 
  720. you go down the page. When you reach the bottom of the page, continue numbering 
  721. with the first label in the next column. 
  722.  
  723.  
  724. ΓòÉΓòÉΓòÉ 62. Custom Labels ΓòÉΓòÉΓòÉ
  725.  
  726. APT Mailing Assistant allows you to specify label sizes that it does not 
  727. already have. When you select "Custom" from the label selection list, you must 
  728. specify all of the requested information about the label sheet you want to 
  729. define. Labels are assumes to be equally spaced on a page and the sheet must be 
  730. an 8 1/2" x 11" sheet. 
  731.  
  732.      Labels Across 
  733.  
  734.      Labels Down 
  735.  
  736.      Label Width 
  737.  
  738.      Label Height 
  739.  
  740.      Left Margin 
  741.  
  742.      Top Margin 
  743.  
  744.  
  745. ΓòÉΓòÉΓòÉ 63. Label Selection ΓòÉΓòÉΓòÉ
  746.  
  747. This dialog allows you to select the type of label you want to print whenever 
  748. you choose the 8 1/2" x 11" paper size from the Printer Setup menu. The size of 
  749. the label dictates what information can be printed on them. 4013 and 5160 
  750. labels are too small for POSTNET codes. All other labels can contain POSTNET 
  751. codes. Some labels are also large enough to contain a return address, depending 
  752. on the fonts chosen for the return and send addresses. How much can fit on a 
  753. label is calculated when the label is being printed. If there is not room for 
  754. everything, the return address is the first thing eliminated. If there is still 
  755. not enough room, the POSTNET codes are not printed. An attempt is always made 
  756. to print the complete send address. 
  757.  
  758.  
  759. ΓòÉΓòÉΓòÉ 64. Label Type ΓòÉΓòÉΓòÉ
  760.  
  761. The type of label you want to use when labels are being printed. You can select 
  762. one of the predefined label types or specify a type or your own by selecting 
  763. "Custom". If you select Custom labels then you must complete the other 
  764. information about how the labels are positioned on the label sheet. 
  765.  
  766.  
  767. ΓòÉΓòÉΓòÉ 65. Labels Across ΓòÉΓòÉΓòÉ
  768.  
  769. For custom labels, the number of labels across the page for a sheet of labels. 
  770. Usually a 1, 2, or 3. 
  771.  
  772.  
  773. ΓòÉΓòÉΓòÉ 66. Labels Down ΓòÉΓòÉΓòÉ
  774.  
  775. For custom labels, the number of labels in a column down the page for a sheet 
  776. of labels. Usually a number from 1 to 10. 
  777.  
  778.  
  779. ΓòÉΓòÉΓòÉ 67. Label Width ΓòÉΓòÉΓòÉ
  780.  
  781. For custom labels, the width of each label in inches. You can specify fractions 
  782. of an inch, up to 1/1000 of an inch. For example, a label that is 3 1/3" wide 
  783. is specified as 3.333. 
  784.  
  785.  
  786. ΓòÉΓòÉΓòÉ 68. Label Height ΓòÉΓòÉΓòÉ
  787.  
  788. For custom labels, the height of each label in inches. You can specify 
  789. fractions of an inch up to 1/1000 of an inch. For example, a label that is 2 
  790. 1/4" high is specified as 2.25. 
  791.  
  792.  
  793. ΓòÉΓòÉΓòÉ 69. Left Margin ΓòÉΓòÉΓòÉ
  794.  
  795. For custom labels, the distance, in inches, from the left edge of the paper for 
  796. a sheet of labels to the beginning of the leftmost label. You can specify 
  797. fractions of an inch up to 1/1000 of an inch. For example, a margin of 1/8" is 
  798. specified as 0.125. 
  799.  
  800.  
  801. ΓòÉΓòÉΓòÉ 70. Top Margin ΓòÉΓòÉΓòÉ
  802.  
  803. For custom labels, the distance, in inches, from the top edge of the paper for 
  804. a sheet of labels to the beginning of the first label. You can specify 
  805. fractions of an inch up to 1/1000 of an inch. For example, a margin of 1/8" is 
  806. specified as 0.125. 
  807.  
  808.  
  809. ΓòÉΓòÉΓòÉ 71. Non-U.S. Addresses ΓòÉΓòÉΓòÉ
  810.  
  811. APT Mailing Assistant provides support for addresses that do not conform to the 
  812. U.S. address format. Primarily this includes a province name instead of state, 
  813. zip codes that do not meet the format of U.S. zip codes (i.e. they contain 
  814. alphabetics and are not in the 5 + 4 format), and the ability to specify 
  815. country names as part of the address. Non-U.S. addresses are recognized by the 
  816. a non-U.S zip code and are not included as part of a bulk mailing unless the 
  817. Include Non-U.S. Addresses 
  818.  
  819.  
  820. ΓòÉΓòÉΓòÉ 72. Include Non-U.S. Addresses ΓòÉΓòÉΓòÉ
  821.  
  822. Checking this box will cause this bulk mailing to include any non U.S. 
  823. addresses in the bulk mailing. Normal bulk mailings are only meaningful for 
  824. U.S. addresses since bulk mailing rates are only applicable in the United 
  825. States. However, you may want to do a group mailing that includes addresses 
  826. that are not in the U.S.. For these mailings you should insure that this box is 
  827. checked. 
  828.  
  829.  
  830. ΓòÉΓòÉΓòÉ 73. Forms Mismatch ΓòÉΓòÉΓòÉ
  831.  
  832. Some printer drivers supporting printers with multiple paper feeds require a 
  833. connection to be set in the driver dialog between various paper feeds and the 
  834. paper mounted in those feeds. If this connection is not made and you try to use 
  835. a form that has not been connected to a paper source, a "Forms Mismatch" may 
  836. occur. When using APT Mailing Assistant, you may begin using forms that you 
  837. have not used on your printer before. If a "Forms Mismatch" error occurs, bring 
  838. up the dialog for the printer driver you are using and connect the form you are 
  839. using to a paper source. To bring up the printer driver dialog, do the 
  840. following : 
  841.  
  842.    1. Place the mouse on a printer object and press the right mouse button. 
  843.  
  844.    2. Click on "Settings". 
  845.  
  846.    3. Click on the "Printer Drivers" tab. 
  847.  
  848.    4. Place the mouse on the printer driver you are trying to print to and 
  849.       press the right mouse button. 
  850.  
  851.    5. Click on "Settings". 
  852.  
  853.    6. At this point the procedure differs from driver to driver. Press the HELP 
  854.       button to determine how to connect forms for this driver. 
  855.